De balans en de resultatenrekening zijn de twee belangrijke eindproducten van de boekhouding. Deze overzichten geven in één oogopslag informatie over de stand en gang van zaken van de onderneming.
De balans geeft inzicht in de financiële positie per een bepaalde datum en de resultatenrekening geeft inzicht in de behaalde resultaten over een bepaalde periode. In principe kan een boekhoudpakket na iedere boeking deze overzichten voor de dag toveren op uw scherm.   

Een belangrijke regel in het boekhouden is dat de financiële administratie altijd moet sluiten. Dat geldt dus ook voor de eenmanszaak van de zzp’er. In dit artikel wordt aan de hand van de balans uitgelegd waarom dat zo is. Aan het eind laten we ook zien wat dat betekent voor de boekhouding en voor het werken met een boekhoudpakket.  

DE HOOFDINDELING VAN DE BALANS

Zoals gezegd geeft de balans in een handig schema de financiële positie van de onderneming weer per een bepaalde datum. In de onderstaande afbeelding wordt de hoofdindeling van de balans getoond.

Wat direct opvalt is dat de balans een linkerkant heeft en een rechterkant. De linkerkant wordt ook wel de “debetzijde” genoemd en de rechterkant de “creditzijde”. Deze hoofdindeling van de balans is niet alleen essentieel om het principe van het boekhouden goed te kunnen begrijpen. Het maakt ook duidelijk waarom de boekhouding altijd moet sluiten.

De bezittingen

Aan de linkerkant van de balans (dus aan de debetzijde) staan alle bezittingen van de onderneming vermeld. Naast het geld dat op de zakelijke bankrekening staat kunt u bij bezittingen denken aan de website van de onderneming, de voorraad in het magazijn, een bedrijfsauto, de computer, maar ook bijvoorbeeld aan vorderingen op afnemers wegens nog uitstaande verkoopfacturen. Eigenlijk alle denkbare bezittingen van de onderneming. Deze bezittingen worden ook wel activa genoemd en de debetzijde daarom ook wel de activazijde.

De schulden en het eigen vermogen

De rechterkant van de balans (de creditzijde) laat zien hoe de onderneming aan het geld is gekomen om de bezittingen te kunnen verkrijgen. In vakjargon zeggen we dan dat de creditzijde van de balans laat zien hoe de onderneming gefinancierd is. U kunt daarvoor uw eigen geld hebben gebruikt of geld van anderen.

Heeft u eigen geld gebruikt, geld dat dus privé tot uw beschikking stond, dan staat dat eigen geld als “eigen vermogen” vermeld aan de creditzijde van de balans. Heeft u echter geld geleend van anderen, of heeft u anderszins schulden gemaakt om de beschikking over de bezittingen te krijgen, dan staan die verplichtingen naar derden als “schulden” vermeld aan de creditzijde van de balans. De schulden worden ook wel het “vreemd vermogen” van de onderneming genoemd. Het eigen vermogen en de schulden worden samen ook wel de passiva genoemd en de creditzijde daarom ook wel de passivazijde.

Investeringskant en financieringskant

In het onderstaande plaatje worden beide kanten van de balans nog eens getoond met voorbeelden.

De debetzijde van de balans met de bezittingen wordt ook vaak aangeduid als de investeringskant van de balans. Het laat immers zien wat met het geld is gedaan dat in totaal aan de onderneming ter beschikking staat. Het laat zien hoe dat geld is besteed. De creditzijde laat zien hoe de onderneming aan dat geld is gekomen en wordt daarom de financieringskant genoemd.  

DAAROM IS DE BALANS ALTIJD SLUITEND

Nu we weten wat een balans op hoofdlijnen laat zien, wordt ook duidelijk waarom deze altijd in evenwicht moet zijn. Voor het totaal aan bezittingen links wordt immers voortdurend rechts ook  bijgehouden welk deel daarvan met schulden zijn gefinancierd en welk deel met eigen vermogen.

Voor het totaal aan activa wordt dus ook steeds getoond hoe de opbouw qua passiva is. Het kan dus niet anders of het totaal van de activazijde is gelijk aan het totaal van de passivazijde. Dat totaal noemen we het balanstotaal.  

Andere indelingen in de praktijk voor de balans

Het is belangrijk om te melden dat in de praktijk ook vaak andere lay-outs voor de balans worden gebruikt. Een veel gehanteerde indeling is bijvoorbeeld die waarbij in één kolom de activazijde en de passivazijde onder elkaar zijn geplaatst in plaats van naast elkaar. In ons boek over het boekhouden in de eenmanszaak hanteren wij echter de getoonde links rechts (debet-credit) indeling, omdat deze exact aansluit bij de techniek van het boekhouden. Dat maakt daarom het begrijpen van een boeking een stuk eenvoudiger.

DE GEVOLGEN VOOR DE BOEKHOUDING EN HET BOEKHOUDPAKKET

De balans is dus per definitie altijd in evenwicht. Maar dat lukt alleen als de onderliggende boekhouding ook in evenwicht is. Immers de balans is een recapitulatie van de grootboekrekeningen in de financiële administratie. En dat betekent weer dat iedere boeking die gemaakt wordt ook in evenwicht moet zijn. Dat wil zeggen dat bij de verwerking van een transactie het bedrag dat in totaal debet wordt geboekt even hoog moet zijn als het bedrag dat in totaal credit wordt geboekt. In ons boek “Boekhouden voor zzp’ers” laten we stapsgewijs zien hoe dit evenwicht werkt voor de meest voorkomende boekingen van een eenmanszaak.

Het boekhoudpakket

In een goed werkend boekhoudpakket zal een ingebouwde controle letten op de gelijkheid van debet en credit in een boeking. Deze automatische check zorgt ervoor dat een boeking uitsluitend wordt verwerkt in de administratie als deze in evenwicht is. En dat is wel zo prettig.

Lees ook : Het kompas voor de omzet van de onderneming