INLEIDING

Voor een zzp’er met een handelsonderneming kan het lastig zijn om de boekhouding zo in te richten dat er betrouwbare resultaten kunnen worden gerapporteerd. Met name tussentijdse resultaten kunnen een heel vertekend beeld geven van de werkelijke resultaten. De oorzaak hiervan ligt in het feit dat niet op het juiste moment de kostprijs verkopen in de (tussentijdse) resultatenrekening wordt verwerkt.

Het matchingprincipe

In dit artikel besteden we aandacht aan een belangrijke boekhoudregel die in dat kader bepalend is, namelijk het zogenaamde matchingprincipe. We leggen eerst uit wat met het matchingprincipe wordt bedoeld en welke gevolgen dat heeft voor de verwerking van de inkoop en verkoop van goederen. Daarna laten we zien waarom het voor kleine handelsondernemingen moeilijk is om aan dat boekhoudprincipe te voldoen als er geen voorraadmodule beschikbaar is. Aan het eind van deze blog zetten we uiteen hoe met simpele voorzieningen in het boekhoudpakket het probleem dan toch kan worden opgelost.

UITLEG VAN HET MATCHINGPRINCIPE IN DE BOEKHOUDING

In een andere blog op deze site hebben we aandacht besteed aan het zogenaamde realisatieprincipe. Deze boekhoudregel zegt dat de omzet van een onderneming moet worden verwerkt in de periode waarin de prestaties zijn verricht. Voor een handelsonderneming is dat de periode waarin de goederen zijn afgeleverd bij de klant.

Het matchingprincipe bepaalt nu dat alle opofferingen, die nodig waren om die omzet te kunnen maken, als kosten moeten worden opgenomen in dezelfde periode waarin de betreffende omzet is verantwoord.    
Voor de handelsonderneming betekent dat concreet dat de inkoopwaarde van de goederen als “kostprijs verkopen” moet worden geboekt in de periode dat de goederen zijn afgeleverd bij de klant. Immers, in dezelfde periode wordt ook de omzet verwerkt. De regel “kostprijs verkopen” in de resultatenrekening wordt niet voor niets vaak aangeduid als de “inkoopwaarde van de omzet”.

De boekingen van inkoop en verkoop bij het gebruiken van het matchingprincipe

De toepassing van het matchingprincipe heeft tot gevolg dat alle inkopen van goederen worden verwerkt in de balans als voorraad. Pas bij de verkoop wordt de inkoopwaarde van de afgeleverde goederen als kostprijs verkopen in de resultatenrekening verwerkt. We geven even een klein en eenvoudig getallenvoorbeeld om dit te verduidelijken. Stel, een startende handelsonderneming koopt in april van het jaar 1.000 artikelen in voor € 10 per stuk. In de maand mei worden er weer 200 doorverkocht aan afnemers voor € 20 per stuk. Zowel op de inkoop als de verkoop zit 21% BTW. De boekingen zijn dan als volgt:

We zien in dit voorbeeld een belangrijk verschil in de boekhouding tussen uitgaven en kosten. De betaling van een inkoopfactuur voor ontvangen goederen vormt een uitgave. Maar pas bij aflevering aan de klant wordt (een deel van) die uitgave als kosten verwerkt. Als we gemakshalve even afzien van andere kosten, dan zijn de resultaten van de starter in de maand april nihil en in de maand mei een winst van € 2.000.

HET PROBLEEM VOOR DE KLEINERE HANDELSONDERNEMING

Om de inkoop en verkoop van goederen te kunnen verwerken volgens het matchingprincipe moet dus steeds voor iedere verkoopfactuur de bijbehorende inkoopwaarde van de verkochte artikelen bepaald worden. In het hierboven gegeven voorbeeld is dat heel eenvoudig, maar in de praktijk gaat het uiteraard om een compleet assortiment aan artikelen met verschillende inkoopprijzen. Als er voor de boekhouding gebruik wordt gemaakt van een geïntegreerde voorraadmodule, dan is dat geen probleem. Dan bepaalt het systeem de inkoopwaarde van de omzet en verwerkt deze automatisch als kostprijs verkopen op het moment dat ook de verkoopfactuur wordt verwerkt. Dan loopt alles dus keurig volgens het matchingprincipe. Echter, niet alle handelsondernemingen beschikken over een voorraadadministratie die volledig is gekoppeld aan de financiële administratie. Met name bij de kleinere handelsondernemingen zien we geregeld dat er geen gebruik wordt gemaakt van een voorraadmodule. Dat kan zijn om kostentechnische of praktische redenen, of simpelweg omdat het boekhoudpakket voor de (kleine) zzp’er geen voorraadmodule heeft.

Het gevolg van het ontbreken van een voorraadmodule

Het ontbreken van een voorraadmodule heeft tot gevolg dat voor iedere verkoopfactuur handmatig/extracomptabel de bijbehorende inkoopwaarde moet worden bepaald. De meeste ondernemers zitten echter op dat extra administratieve werk niet te wachten. Zij kiezen er dan maar noodgedwongen voor om de inkopen van de goederen direct als kosten te boeken. In het eerder door ons gegeven getallenvoorbeeld zou dat betekenen dat in de maand april een verlies wordt getoond van € 10.000 en in de maand mei een winst van € 4.000. De werkelijke resultaten zijn echter nihil in april, en € 2.000 winst in de maand mei. We zien dus dat de tussentijdse resultaten volgens de boekhouding dan een totaal vertekend beeld geven van de werkelijkheid.    

Het verwerken van de maandelijkse voorraadmutatie als oplossing

Er is een manier om bij het direct boeken van de ingekochte goederen als kosten, toch aan het eind van de maand een betrouwbaar maandresultaat te tonen. En dat is door steeds aan het einde van de maand de voorraad te tellen en aan de hand van de bijbehorende inkoopprijzen de totaal inkoopwaarde daarvan te bepalen. Die voorraadwaarde wordt dan vergeleken met de eindstand van de voorgaande maand. Het verschil is de voorraadmutatie van de lopende maand en die mutatie wordt dan verwerkt in de boekhouding. In ons getallenvoorbeeld zou dat als volgt werken:

In de maand april

De inkopen van € 10.000 worden direct als kostprijs verkopen verwerkt, terwijl de volledige inkoop nog als voorraad in het magazijn ligt aan het einde van de maand. De voorraadmutatie is dus een toename van € 10.000 vergeleken met het eind van de voorgaande maand. In ons voorbeeld was de onderneming immers in april gestart, dus was er die maand geen beginvoorraad. In de maand april zijn er nog geen verkopen. De inkopen en de voorraadstijging worden dan als volgt geboekt:

In de maand mei

In deze maand zijn er geen inkopen. Wel worden er 200 stuks verkocht. De voorraadmutatie is dus een afname van 200 stuks. De boekingen van de verkopen en de voorraadafname zijn als volgt:

Op deze wijze komt het resultaat van de maand april weer uit op nihil, en het resultaat van de maand mei op € 2.000, zoals het ook daadwerkelijk moet zijn.

De nadelen van deze methode

Een nadeel van de hierboven gegeven methode is dat gedurende de maand de resultaten zeer onbetrouwbaar zijn, en pas aan het einde van de maand (na de verwerking van de voorraadmutatie) de juiste resultaten zichtbaar worden. Maar het grootste bezwaar van deze methode is uiteraard dat aan het eind van iedere maand de voorraad geteld en gewaardeerd moet worden. Dat zullen de meeste ondernemers teveel gedoe vinden. Die zijn hooguit bereid om dit alleen één keer aan het einde van het boekjaar te doen, om in ieder geval een betrouwbaar jaarresultaat te krijgen.

SLIMME OPLOSSINGEN EN HET GEBRUIK VAN HET BOEKHOUDPAKKET DAARBIJ

Gelukkig zijn er ook andere methoden om bij het ontbreken van een voorraadmodule de kostprijs verkopen gelijktijdig met de omzet te verwerken in de administratie. En het boekhoudpakket kan daarbij helpen. Onderstaand geven we twee mogelijke oplossingen.

Het gebruiken van de factureermodule

De meeste boekhoudpakketten hebben een prima factureermodule voor het aanmaken en verwerken van verkoopfacturen. Daarin kunnen alle artikelen met de bijbehorende verkoopprijzen worden ingevoerd. De ondernemer kan voor de opmaak van een bepaalde verkoopfactuur de artikelen selecteren en de verkochte aantallen invoeren. De verkoopfactuur wordt dan door het programma aangemaakt en na goedkeuring automatisch ook verwerkt in de omzet.

Als in deze factureermodule naast de verkoopprijzen ook de bijbehorende inkoopprijzen (kunnen) worden ingevoerd, is het voor het programma een koud kunstje om voor iedere verkoopfactuur ook de inkoopwaarde van die omzet te bepalen en direct als kostprijs verkopen in de resultatenrekening te verwerken.

De methode met het gemiddelde brutowinstpercentage

Een wat meer globale methode is het gebruiken van een gemiddeld brutowinstpercentage. Voor de handelsonderneming wordt dan gekeken welk percentage het meest betrouwbaar is als gemiddelde voor de brutowinst op jaarbasis. Vervolgens wordt dit percentage ingevoerd in de factureermodule van het boekhoudpakket. Het programma kan dan voor iedere aangemaakte verkoopfactuur het bedrag berekenen van de bijbehorende inkoopwaarde aan de hand van dat percentage. Op die manier wordt bij de boeking van de verkoopfactuur naast de omzet ook direct de kostprijs verkopen verwerkt.

Is deze methode 100% nauwkeurig? Nee, zeker niet. Maar het is een zeer acceptabele oplossing waarbij  de tussentijdse resultaten voldoende inzicht geven voor de ondernemer.

Simpele grootboekrekening voorraad doet wonderen

Voor de beide hierboven gegeven oplossingen geldt dat er geen sub-administratie bestaat van de voorraad, maar dat de grootboekrekening voorraad wel steeds de totale inkoopwaarde weergeeft van de voorraad in de balans. En er wordt keurig voldaan aan het matchingprincipe. Uiteraard moet eind van het jaar de werkelijke voorraad worden geteld en omgerekend tegen de bijbehorende inkoopprijzen, zodat (eventuele) verschillen in de boekhouding kunnen worden verwerkt.



Meer weten over boekhouden?