INLEIDING
De belastingdienst eist van zzp’ers en andere ondernemers met een eenmanszaak dat de boekhouding wordt bijgehouden volgens goed koopmansgebruik. Dat wil zeggen dat de balans en de resultatenrekening worden opgemaakt op basis van algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes. Dat heeft uiteraard gevolgen voor de wijze waarop de financiële administratie moet worden ingericht. In deze blog bespreken we één van die belangrijke boekhoudprincipes, namelijk het realisatieprincipe. Dit principe bepaalt in welke periode de omzet moet worden verantwoord in de resultatenrekening. Zelfs voor de kleinste zelfstandige ondernemer of zzp’er (uurtje factuurtje) is deze regel van invloed op het boekhouden.
We leggen eerst uit wat het realisatieprincipe inhoudt. Dan laten we aan de hand van voorbeelden de benodigde boekingen zien in drie in de praktijk voorkomende situaties. Tot slot gaan we in op de eisen die gesteld kunnen worden aan een boekhoudpakket om het realisatieprincipe goed te kunnen automatiseren.
WAT IS HET REALISATIEPRINCIPE ?
Het realisatieprincipe is een boekhoudregel die bepaalt dat verkopen aan klanten door de onderneming als opbrengsten moeten worden verantwoord in de periode dat de overeengekomen prestaties zijn verricht. Voor de verkoop van goederen is dat de periode waarin de levering aan de klant plaatsvindt. Voor de verkoop van diensten is dat de periode waarin de werkzaamheden voor de klant worden uitgevoerd. Het op deze wijze toewijzen van de omzet sluit het beste aan op het niveau van de bedrijfseconomische activiteiten die in een bepaalde periode voor de klanten worden gegenereerd.
Een strikte grens
Het realisatieprincipe brengt een strikte afgrenzing van een periode of boekjaar met zich mee als het gaat om de verantwoording van de omzet. Stel, een handelsonderneming krijgt een grote order binnen op 31 december, maar de levering aan de klant vindt plaats op 2 januari van het nieuwe jaar. Dan mag de omzet toch echt pas in het nieuwe jaar worden meegenomen in de resultaten van de onderneming.
Gevolgen voor de boekhouding
Voor het opnemen van de omzet in de resultatenrekening is dus niet het moment van het ontvangen van de order bepalend. Maar ook niet het moment van factureren en al helemaal niet het moment van betalen door de klant. Wel kan het voorkomen dat het moment van factureren of de betaling door de klant exact samenvallen met het moment van het verrichten van de prestatie. Bijvoorbeeld als een handelsonderneming de aan de klant geleverde goederen op dezelfde dag ook factureert. Of bij het direct afrekenen van een knipbeurt in een kapperszaak.
Het realisatieprincipe heeft gevolgen voor de boekingen die nodig zijn om de omzet in de juiste periode te krijgen. We geven onderstaand voorbeelden van de benodigde boekingen in de drie situaties die in de praktijk kunnen voorkomen:
- Facturering op het moment van verrichten prestatie
- Facturering achteraf na het moment van verrichten prestatie
- Facturering voorafgaand aan het moment van verrichten prestatie
De voorbeelden zijn ontleend aan het boek Boekhouden voor ZZP’ers.
FACTURERING OP HET MOMENT VAN VERRICHTEN PRESTATIE
Beschrijving van de situatie
Een handelsonderneming heeft een order ontvangen van een klant. Het orderbedrag is € 4.000 exclusief 21% BTW. De relevante data voor de afwikkeling van de order en de vereiste boekingen zijn als volgt:
- Order ontvangen op 18 december 2025
- Levering vanuit het magazijn en facturering aan de klant op 23 december 2025
- Inkoopwaarde van de goederen bedraagt € 1.000
- Factuur betaald door klant op 4 januari 2026
Toepassing van het realisatieprincipe
Het realisatieprincipe bepaalt dat op de dag van de levering aan de klant de omzet in de boekhouding moet worden opgenomen. Dat is dus op 23 december 2025. De facturering vindt ook op deze dag plaats en dus kan de omzet via de boeking van de verkoopfactuur verwerkt worden.
Benodigde boeking(en)
FACTURERING ACHTERAF NA HET MOMENT VAN VERRICHTEN PRESTATIE
Beschrijving van de situatie
Een zzp’er adviseert woningcorporaties op het gebied van functioneel beheer van de IT-omgeving. Met de woningcorporatie is een tarief overeengekomen van € 100 per gewerkt uur exclusief BTW. Facturering vindt achteraf plaats per maand. Dat betekent dat de gewerkte uren van de maand december pas in januari van het nieuwe jaar worden gefactureerd aan de woningcorporatie. In december 2025 heeft de zzp’er 150 uur gewerkt voor de woningcorporatie.
Toepassing van het realisatieprincipe
Het realisatieprincipe zegt dat de opdrachten van de woningcorporatie als opbrengsten moeten worden verantwoord in het jaar/de periode dat de werkzaamheden zijn verricht. Dus de werkzaamheden van de maand december moeten nog als opbrengst in het oude jaar worden verwerkt, ook al vindt de facturering pas in het nieuwe jaar plaats. Boekhoudkundig is dat op te lossen door gebruik te maken van een tussenrekening.
Benodigde boeking(en)
Toelichting
De tussenrekening “Nog te factureren omzet” zorgt ervoor dat de omzet nog netjes in het oude jaar wordt meegenomen. In de balans van het oude jaar wordt het saldo van € 15.000 als een soort latente vordering op de woningcorporatie opgenomen onder de vlottende activa. De vordering wordt pas opeisbaar in het nieuwe jaar als de factuur is verzonden. De BTW hoeft pas in de eerste aangifte van het nieuwe jaar te worden opgenomen.
FACTURERING VOORAFGAAND AAN HET MOMENT VAN VERRICHTEN PRESTATIE
Beschrijving van de situatie
Een eenmanszaak verkoopt luxaflex in allerlei maten en materiaalsoorten. Particulieren plaatsen de bestelling op de website van de eenmanszaak. Om de bestelling definitief te maken moet er direct via iDeal betaald worden. De eenmanszaak stuurt dan een e-mail ter bevestiging van de bestelling met als bijlage de verkoopfactuur. De luxaflex wordt in het buitenland geproduceerd. Er zit ongeveer 6 weken tussen het plaatsen van de bestelling en de levering aan de klant.
Op 12 december 2025 wordt een order geplaatst en betaald via de website voor een totaalbedrag van € 3.000 exclusief BTW. De spullen worden op 25 januari 2026 geleverd aan de klant. De inkoopwaarde van de luxaflex (op basis van de inkoopfactuur gestuurd door de buitenlandse producent) bedraagt € 1.200.
Toepassing van het realisatieprincipe
In dit voorbeeld werkt het realisatieprincipe andersom. De opbrengst van de order mag pas worden genomen als de goederen zijn geleverd aan de klant. Dat is dus in januari van het nieuwe jaar, ook al vindt de facturering al in het oude jaar plaats. Boekhoudkundig is dat op te lossen door weer gebruik te maken van een tussenrekening.
Benodigde boeking(en)
Toelichting
De tussenrekening “Vooruit gefactureerd” zorgt ervoor dat de omzet pas in het nieuwe jaar wordt meegenomen in de resultaten. In de balans van het oude jaar wordt het saldo van € 3.000 als een verplichting naar de klant opgenomen onder de kortlopende schulden. Immers, het geld van de order is al ontvangen, maar de levering moet nog in het nieuwe jaar gaan plaatsvinden.
DE EISEN AAN HET BOEKHOUDPAKKET
In een goed boekhoudpakket moet de mogelijkheid bestaan om naast de factuurdatum een datum of periode aan te wijzen waarin de omzet verwerkt moet worden. Als deze dan afwijkt van de factuurdatum zou het programma de boekingen zoals hierboven weergegeven automatisch moeten genereren in de diverse perioden. Nog beter zou het zijn als het programma bij de verwerking van iedere verkoopfactuur standaard in een pop-up scherm de vraag stelt of de datum van de prestatie afwijkt van de factuurdatum of niet. Die vraag moet dan worden beantwoord, anders vindt er geen verwerking plaats. Zonder deze ingebouwde check zal het realisatieprincipe in veel gevallen worden vergeten en gaat het alsnog mis.
Lees ook : Waarom de boekhouding van de zzp'er altijd moet sluiten